Glosario

ACTIVIDAD/TAREA:

Términos sinónimos, aunque se acostumbra  tratar a la tarea como una acción componente de la  actividad. En general son acciones  humanas que consumen tiempo y recursos, y  conducen a lograr un resultado concreto en un  plazo determinado. Son finitas aunque pueden ser  repetitivas.

ALGORITMO:

Procedimiento por medio del cual se resuelve cierta  clase de problemas. Es  la representación gráfica de una sucesión  lógica  de operaciones o  pasos que conducen a la solución de un problema o a la  producción de un bien o a la  prestación de un servicio.

ANÁLISIS:

Acción de dividir una cosa o problema en tantas  partes como sea posible, para reconocer la naturaleza de las  partes, las relaciones entre éstas y obtener conclusiones  objetivas del todo.

CONTROL:

Tipos: 1. control de  calidad; 2. control de  cantidad; 3. control de costos; 4.  control de tiempo. Es el acto de registrar la medición de resultados de las actividades  ejecutadas por personas y equipos en un tiempo y espacio  determinado. Se ejerce Ex-ante, Durante y Ex-post respecto a la  ejecución de las actividades.

CONTROL DE CALIDAD:

El control de calidad se ocupa de garantizar el logro de  los objetivos de  calidad del trabajo respecto a la realización del nivel de  calidad previsto para la producción y sobre la  reducción de los costos de la calidad.

CONTROLAR:

Acto de medir y registrar los resultados alcanzados por  un agente del sistema  organizacional en un tiempo y espacio determinados.

COORDINAR:   Acto de intercambiar información entre las partes de un todo.  Opera vertical y horizontalmente para asegurar el rumbo  armónico y sincronizado detodaslos elementos que  participan en el  trabajo.

DEPARTAMENTALIZACIÓN:

Fase del análisis administrativo que se ocupa de  analizar y dividir el trabajo como un todo, estableciendo los  niveles de especialización y complejidad de todas las  partes o componentes del trabajo y dando figura al organigrama.

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL:

Acción de mantenimiento  y actualización permanente de los cambios aplicados a una  organización y respecto a su medio  ambiente.

DIAGNÓSTICO:

Identificación y explicación de las  variables  directas e indirectas inmersas en un problema, más sus  antecedentes, medición y los efectos que se producen en su  medio ambiente.

DIRIGIR:

Acto de conducir y motivar grupos humanos  hacia el logro de objetivos y resultados, con determinados  recursos.

DIVISIÓN DEL TRABAJO:

Acto de segmentar el trabajo total de una  organización, por especializaciones y niveles de  dificultad.

EFICACIA:

Indicador de mayor logro de objetivos o metas por unidad  de tiempo, respecto a lo planeado.

EFICIENCIA:

Indicador de menor costo de un  resultado, por unidad de factor empleado y por unidad de tiempo.  Se obtiene al relacionar el valor de los  resultados respecto al costo de producir esos  resultados.

ESTRATEGIA:

En un proceso  regulable; es el conjunto de las reglas que aseguran una  decisión óptima en cada momento. Una estrategia por lo  general abarca los objetivos, las metas, los fines, la política y la  programación de acciones de un todo  organizacional o individual.

EVALUAR:

Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados  en un momento y espacio dados, con los resultados esperados en  ese mismo momento. Es buscar las causas de su comportamiento, entenderlas e introducir medidas  correctivas oportunas.

FINES:

Son los efectos que se obtienen con el logro de los  objetivos.

FLUXOGRAMA:

Gráfica que muestra el flujo  y número de operaciones secuenciales de un proceso o  procedimiento  para generar un bien o un servicio. Pertenece a la ingeniería  de sistemas y también se le conoce como algoritmo,  lógica o diagrama de  flujo. La ingeniería  industrial emplea otro diagrama  conocido como de "proceso, recorrido u hoja de ruta" con una  simbología diferente a la de sistemas. Al  igual que el primero, se aplica al diseño  de procesos y  procedimientos.

FODA:

Técnica de valoración de potencialidades y  riesgos  organizacionales y personales, respecto a la toma de  decisiones y al medio que afecta. Significa: Fortalezas,  Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

FORMULARIO:

Documento impreso que contiene información  estructurada "fija" sobre un determinado aspecto, para ser  complementada con información "variable" según cada  aplicación y para satisfacer un objetivo  específico.

FUNCION:

Mandato formal permanente e impersonal de una  organización o de un puesto de trabajo.

GERENCIA:

Función mediante la cual las empresas y  el Estado  logran resultados para satisfacer sus respectivas  demandas.

ÍNDICE:

Relación matemática  de un valor respecto a otro valor. El resultado puede ser un  número absoluto o relativo.

LOGÍSTICA:

1. Explica el proceso de cómo se han de allegar  los recursos necesarios en el lugar, cantidad y tiempo adecuados.  2. Alguien se preocupa de lo que requiere cada situación y  asegura además de que todos los recursos necesarios  estarán disponibles en el momento adecuado.

MACROANÁLISIS ADMINISTRATIVO:

Estudio global de más de una institución,  vistas como unidades de un sistema total de administración general. Es el  análisis del "sistema del Estado"  constituido por la totalidad de instituciones  y órganos que lo forman.

MANUAL:

Documento que contiene información válida  y clasificada sobre una determinada materia de  la  organización. Es un compendio, una colección de  textos seleccionados y fácilmente localizables.

MANUAL DE FUNCIONES:

Documento similar al Manual de  Organización. Contiene información válida y  clasificada sobre las funciones y productos  departamentales de una organización. Su contenido son y   descripción departamental, de funciones y  de productos

MANUAL DE ORGANIZACIÓN:

Documento que contiene información válida  y clasificada sobre la estructura,  funciones y productos departamentales de una organización.  Su contenido son organigramas y  descripción departamental, de funciones y de  productos.

MANUAL DE POLÍTICAS:

Documento que contiene información válida  y clasificada sobre las políticas, normas e  instrucciones que rigen el quehacer de corto, mediano y largo  plazo de los funcionarios de una organización. Su  contenido son políticas, normas e  instrucciones.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

Documento que contiene información válida  y clasificada sobre la estructura de producción, servicios y  mantenimiento de una organización. Su contenido son los  procedimientos de trabajo, que conllevan especificación de  su naturaleza y alcances, la descripción de las  operaciones secuenciales para lograr el producto, las  normas que le afectan y una gráfica de proceso (hoja de  ruta, fluxograma).

MANUAL DE PUESTOS:

Documento que contiene información válida  y clasificada sobre la naturaleza y funciones de cada puesto o  cargo de trabajo, con sus respectivos requisitos de ingreso y  valoración, de una determinada organización. Su  contenido son los puestos de trabajo, que conllevan  especificación de su naturaleza y alcances,  valoración, la descripción de sus funciones y el  perfil de los productos de salida.

MANUAL TÉCNICO:

Documento que contiene información válida  y clasificada sobre la estructura y modo de operar un aparato. Su  contenido destina un porcentaje menor a la descripción y  uno mayor a la gráfica. Ejemplos Manuales de TV y  Sonido,  CPU,  vehículos, etc.

META:

Es la cuantificación del objetivo  específico. Indica la cantidad y unidad de medida del  resultado deseado y el tiempo y lugar para lograrlo. Se compone  de Verbo+cantidad+unidad de  medida+tiempo+localización.

MÉTODO:

Sucesión lógica de pasos o etapas que  conducen a lograr un objetivo predeterminado.

MICROANÁLISIS ADMINISTRATIVO:

Estudio minucioso de una institución o de un  órgano, desde lo general hasta el menor detalle operativo.  Evalúa la naturaleza doctrinaria del ente, sus fines,  estructura, funciones, puestos, sistemas, formas, normas,  recursos y planta, para asegurar su congruencia con las funciones  del Estado y con las demandas de la población.

MODELO:

Conjunto de variables relacionadas entre sí e  interactuantes, que en bloque dinámico conducen a obtener  un resultado predeterminado o a solucionar un  problema.

OBJETIVO ESPECÍFICO:

Es la especificación de una parte del objetivo  general. El conjunto de objetivos específicos logran el  objetivo general.

OBJETIVO GENERAL:

Se define como "un deseo a lograr".

ORGANIZAR:

Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de  una organización o plan, para  alcanzar resultados previstos mediante la  operación.

ORGANIGRAMA:

Es la representación gráfica de la  estructura formal de una organización, según  división especializada del trabajo y niveles  jerárquicos de autoridad.

PLAN ANUAL OPERATIVO:

Plan institucional de corto plazo pero vinculado al plan  de mediano y largo plazos. Es el conjunto armónico de  políticas, estrategias,  objetivos, metas, actividades y el presupuesto  institucionales, programadas en el tiempo y conducentes a un  objetivo común. Se ejecuta en un año (corto plazo)  y con determinados recursos.

PLAN:

Conjunto de programas y  proyectos  relacionados entre sí y conducentes a un objetivo  común. También conjunto armónico de  actividades para lograr un resultado concreto.

PLANIFICACIÓN:

Proceso racional y sistémico de preveer,  organizar y utilizar los recursos escasos para lograr objetivos y  metas en un tiempo y espacio predeterminados.

PLANIFICACIÓN ADMINISTRATIVA:

Proceso racional de previsión,  estructuración, diseño y asignación  óptima de recursos de las organizaciones,  para que alcancen resultados en un tiempo y espacio  dados.

PLANIFICACIÓN  SOCIOECONÓMICA:

Proceso racional y continuo de previsión,  organización y uso de recursos escasos, para alcanzar  objetivos y metas sociales y económicas en un tiempo y  espacio predeterminados.

POLÍTICA:

Conjunto de estrategias, normas y parámetros de  una organización, que orientan la actuación de los  funcionarios para alcanzar sus objetivos y metas en un lugar y  plazo dados. Es un marco general de actuación.

PRESUPUESTO:

Plan financiero de ingresos y  egresos de corto plazo conformado por programas, proyectos y  actividades a realizar por una organización,  presentándose en determinadas clasificaciones.

PROBLEMA:

Situación anormal respecto a las conductas o  hechos considerados "normales" en un momento histórico  determinado y un lugar dado.

PROCEDIMIENTO:

Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados que  trabajan en sectores distintos y que se establece para asegurar  el tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para  producir un determinado bien o servicio.

PRODUCTO:

Es el resultado parcial o total (bienes y  servicios), tangible o intangible, a que conduce una actividad  realizada.

PROGNÓSIS:

Juicio valorativo de costo/beneficio, respecto a la  información aportada por un diagnóstico o situación de problema  concreto, para definir distintas alternativas futuras de  acción.

PROGRAMA:

Conjunto armónico de objetivos, políticas,  metas y actividades a realizar en un tiempo y espacio dados, con  determinados recursos. Sus resultados son "servicios".

PROYECTO:

Conjunto armónico de objetivos, políticas,  metas y actividades a realizar en un tiempo y espacio dados, con  determinados recursos. Sus resultados son "bienes de capital".

PUESTO:

Conjunto de deberes y responsabilidades a ejecutar por  una persona que posee  determinados requisitos y a cambio de  remuneración.

RECURSOS:

Son los medios que se  emplean para realizar las actividades. Por lo general son seis:  humanos, financieros, materiales,  mobiliario y equipo, planta física y  tiempo.

REINGENIERÍA:

Trata de la reingeniería  de procesos administrativos o de producción. Implica  ingeniar con apoyo de las ciencias y la  tecnología. Aplicada a las organizaciones  significa rediseñar sus estructuras,  procesos, métodos,  formas, planta y equipos, para hacerla más eficiente y  eficaz y acorde con las exigencias futuras de los mercados. Su  primer principio es ignorar los modos actuales de hacer las cosas  y empezar de nuevo, ingeniando nuevas alternativas. El segundo es  lograr resultados con menos operaciones, en menor tiempo, menor  costo, mayor calidad y obtener mayor satisfacción del  cliente.

RESPONSABLES:

Son los funcionarios que reciben órdenes de sus  superiores o las tienen en virtud del puesto que ocupan, sobre  actividades a su cargo. Pueden ser de dos clases: unidades  organizativas o funcionarios.

SALUD OCUPACIONAL:

Ciencia encargada del estudio interdisciplinario de los  accidentes y  enfermedades del  trabajo. El estudio se divide en tres áreas: Higiene  Industrial, Seguridad  Industrial y Medicina del  Trabajo.

SISTEMA:

Proceso cíclico que consiste en un conjunto de  partes relacionadas entre sí, capaces de transformar  insumos en productos para satisfacer demandas de su ambiente.  Consta de insumos-proceso-productos-ambiente. Los hay abiertos y  cerrados.

SISTEMA ABIERTO:

Se caracteriza porque su estado original se modifica  constantemente por la acción retroalimentadora del  ambiente, desde su nacimiento hasta su extinción. Su vida  útil depende de su adaptabilidad a las exigencias del  ambiente (homeostasis).

SISTEMA CERRADO:

Se caracteriza porque no tiene capacidad de cambio por  sí mismo para adaptarse a las demandas del ambiente. Es  irreversible y su estado presente y final está determinado  por su estado original. Son perecederos por desgaste (entropía).

SUPERVISAR:

Acto de vigilar que los hechos de un trabajo sucedan  conforme a las normas preestablecidas y en el tiempo y lugar  determinados.

TÁCTICA:

Sistema especial que se emplea para disimular y  hábilmente para conseguir un fin.

TRABAJO:

Acción humana, individual o colectiva, que  conduce a la obtención de un producto o a la  prestación de un servicio en un tiempo y espacio  determinado y con el apoyo de otros recursos.

UNIDAD DE MEDIDA:

Identificación clara del medio u objeto (kilos,  casas, informes,  visitas, dólares) con el cual se va a medir la cantidad de  bienes o servicios de la  meta.