Ley General de Archivo 594 de 2000

LEY 594 DE 2000

LEY 594 DE 2000

(Julio 14)

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos
y se dictan otras disposiciones.

El Congreso de Colombia

OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES
Y PRINCIPIOS GENERALES

ARTÍCULO 1º. Objeto. La presente ley tiene por
objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado.

ARTÍCULO 2º. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la
administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que
cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente
ley.

ARTÍCULO 3º. Definiciones. Para los efectos de esta ley se
definen los siguientes conceptos, así:

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual
fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por
una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a
la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de
la historia.

También se puede entender
como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes
a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio
público por entidades privadas.

Archivo privado de interés
público. Aquel que
por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de
interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo total. Concepto que hace referencia al
proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Documento de archivo. Registro de información producida o
recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o
funciones.

Función archivística. Actividades relacionadas con la
totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del
documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas
y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados
por su valor histórico o cultural.

ARTÍCULO 4º. Principios generales. Los
principios generales que rigen la función archivística son los siguientes:

a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos
es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la
información institucional sea recuperable para uso de la administración en el
servicio al ciudadano y como fuente de la historia;

T I T U L O II

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES,

COORDINADORES Y EJECUTORES

ARTÍCULO
5º. El
Sistema Nacional de Archivos:

a) Es un
conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan
la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo
de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el
acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos;

b)
Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los
archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la
organización administrativa, territorial y por servicios.

ARTÍCULO
6º. De
los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de
Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de
planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica,
ejecución, control, seguimiento y coordinación, así:

a) La
planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de
acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del
respectivo ministerio y de las entidades territoriales;

b) La
asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los
consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de
formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y
privadas que presten este servicio; 

T I T U L O III

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

ARTÍCULO
7º. Archivos
desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde
el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:

a)
Archivo General de la Nación;

b)
Archivo General del Departamento;

c)
Archivo General del Municipio;

PARÁGRAFO. El Archivo General de la nación
tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990
y las incorporadas en la presente ley.

ARTÍCULO
8º. Archivos
territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se
clasifican en:

a)
Archivos de entidades del orden nacional;

b)
Archivos de entidades del orden departamental;

c)
Archivos de entidades del orden distrital;

ARTÍCULO
9º. Los
archivos según la organización del Estado.

a)
Archivos de la Rama Ejecutiva;

b)
Archivos de la Rama Legislativa;

c)
Archivos de la Rama Judicial;

d)
Archivos de los Órganos de Control;

ARTÍCULO
10. Obligatoriedad
de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de
la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los
organismos autónomos será de carácter obligatorio.

T I T U L O IV

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

ARTÍCULO
11. Obligatoriedad
de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación,
organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios
de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la
normatividad archivística.

ARTÍCULO
12.
Responsabilidad. La
administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la
administración de sus archivos.

ARTÍCULO
13. Instalaciones
para los archivos. La administración pública deberá garantizar los espacios
y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.

ARTÍCULO
14. Propiedad,
manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de la
administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el
pleno control de sus recursos informativos.

PARÁGRAFO
1º. La
administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los
servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos
de archivo.

PARÁGRAFO
2º. Se podrá
contratar la administración de archivos históricos con instituciones de
reconocida solvencia académica e idoneidad.

PARÁGRAFO
3º. El
Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que
deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de
depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de
archivo o administración de archivos históricos.

ARTÍCULO
15. Responsabilidad
especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al
desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos
a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos
que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique
exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

ARTÍCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las
entidades públicas. Los
secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior
jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los
archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad,
autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de
archivo ..

ARTÍCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo
trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo
dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto
en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán
siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la
misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la
documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del
patrimonio documental de la Nación.

ARTÍCULO
18. Capacitación
para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de
capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas
relacionadas con su labor.

PARÁGRAFO.
El
Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación
profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación
formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.

ARTÍCULO
19. Soporte
documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de
avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando
cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre
y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

PARÁGRAFO
1º. Los
documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia
del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las
leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad
de la información.

PARÁGRAFO
2º. Los
documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos,
aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

ARTÍCULO
20. Supresión,
fusión o privatización de entidades públicas. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen
deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al
ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

PARÁGRAFO.
Las
entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación
histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas
o vinculadas.

T I T U L O V

GESTION DE DOCUMENTOS

ARTÍCULO  21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas
de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos
archivísticos.

PARÁGRAFO.
Los
documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de
un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su
integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

ARTÍCULO  22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto
de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la
distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición
final de los documentos.

ARTÍCULO
23. Formación
de archivos.
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican
en:

a) Archivo
de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que
la soliciten.

b) Archivo
central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente
pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias
oficinas y particulares en general.

ARTÍCULO
24.
Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado
elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

ARTÍCULO
25. De
los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura,
a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de
conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los
tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias
clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales.

ARTÍCULO
26. Inventario
documental. Es
obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios
de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se
asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

T I T U L O VI

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

ARTÍCULO
27. Acceso
y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar
los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos.

ARTÍCULO
28. Modificación
de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57
de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento
cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por
este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por
cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la
obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".

ARTÍCULO
29. Restricciones
por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto
tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones
suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de
reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su
autenticidad cuando fuere del caso.

T I T U L O VII

SALIDA DE DOCUMENTOS

ARTÍCULO
30. Documentos
administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán
autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.

ARTÍCULO
31. Documentos
históricos. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá
autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que
conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas
que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de
los mismos. Procederá dicha autorización en el siguiente término

a)
Motivos legales;

b)
Procesos técnicos;

c)
Exposiciones culturales.

PARÁGRAFO. Sólo el Archivo General de la
Nación autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales o para
exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera
del territorio nacional.

T I T U L O VIII

CONTROL Y VIGILANCIA

ARTÍCULO
32. Visitas
de inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud
de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos
de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo
dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.

ARTÍCULO
33. Órgano
competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá
control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos
propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de
carácter privado.

ARTÍCULO
34. Normalización.
En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8o. de la Constitución Política,
el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y
jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia,
conservación y servicios de los archivos públicos.

ARTÍCULO
35. Prevención
y sanción. El
Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades
territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a
prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo
señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así:

a) Emitir
las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que
amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las
correspondientes medidas preventivas y correctivas.

b) Las
faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas
cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el
artículo 25 de la Ley 200 de 1995;

c) Si la falta
constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o
por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos
218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la
respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido
a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las
sanciones patrimoniales previstas;

T I T U L O IX

ARCHIVOS PRIVADOS

ARTÍCULO
36. Archivo
privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o
jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus
servicios.

ARTÍCULO
37. Asistencia
a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los
archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico
y cultural.

ARTÍCULO
38. Registro
de archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o
tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán
inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la
Nación.

ARTÍCULO
39. Declaración
de interés cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la
Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que
se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos
privados de carácter histórico.

ARTÍCULO
40. Régimen
de estímulos. El
Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios
para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios
anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.

ARTÍCULO
41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos
privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o
tenedoras de documentos declarados de interés cultural:

a)
Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del
Archivo General de la Nación.

b)
Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad, posesión o tenencia de
documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación.

PARÁGRAFO.
El
desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente
y a la imposición de las sanciones establecidas en la ley.

ARTÍCULO
42. Obligatoriedad
de la cláusula contractual. Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas
naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de
investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los
contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas de
entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos,
siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se
vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la
Constitución Política.

PARÁGRAFO.
Las
personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en
relación con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones
internacionales y los contratos suscritos.

ARTÍCULO
43. Protocolos
notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que
tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente
notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo. 

T I T U L O X

DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION

ARTÍCULO
44. Donaciones. El Archivo General de la Nación
y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y
legados de documentos históricos.

ARTÍCULO
45. Adquisición
y/o expropiación. Los
archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán
ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en
venta. 

T I T U L O XI

CONSERVACION DE DOCUMENTOS

ARTÍCULO
46. Conservación
de documentos. Los
archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado
de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

ARTÍCULO
47. Calidad
de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias,
deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo
con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas
por el Archivo General de la Nación.

PARÁGRAFO.
Los
documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos
soportes.

ARTÍCULO
48. Conservación
de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y
normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo
relativo a los documentos en nuevos soportes.

ARTÍCULO
49. Reproducción
de documentos. El
parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún
caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan
sido reproducidos por cualquier medio".

T I T U L O XII

ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO
DEL  PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION

ARTÍCULO
50. Estímulos.
El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las
personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o
científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio
documental del país, así como a los autores de estudios históricos significativos
para la historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias.

 T I T U L O XIII

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO
51. Apoyo de
los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la
República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de
la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.

ARTÍCULO
52. Vigencias
y derogatorias. Esta
ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas
las disposiciones que le sean contrarias.