Organización de evento:
Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención,
entre otros, y que, ya sea por las personas que acudirán a la misma o
por el valor y la carga emotiva que un individuo le ponga a una de estas
(por ejemplo, el casamiento de una amiga), ostentan un carácter de acontecimiento a
importantísimo e imperdible al cual se debe asistir, si estamos ante el
segundo caso o en el caso de, por ejemplo, una ceremonia de entregas de
premios, como pueden ser los Oscars de la Academia Americana, por lo
menos, seguir el evento por televisión.
Entonces,
dentro de lo que es un evento nos encontramos con aquellos que se
desarrollan en una ocasión especial y que tienen un significado de
ritual, ceremonias. Entre estos episodios se encuentran las ceremonias religiosas, como un bautismo, un funeral o una boda,, así como eventos de otra índole y alto impacto en el grupo familiar, como puede resultar un nacimiento o una graduación escolar o universitaria, entre otros.
También dentro de la larga lista de los eventos están las fiestas,
que son ritos sociales en los cuales se festeja un acontecimiento
importante, como ser un cumpleaños o un aniversario, a título personal, o
un evento de magnitud social como ocurre con las celebraciones patrias
en cada naciones o con las fiestas patronales, en especial en ciudades
pequeñas o poblados reducidos.
Luego, nos encontramos con los festivales ,
que son acontecimientos o celebraciones que cuentan con la organización
de la comunidad o municipio de un lugar determinado y pueden ser de
música, étnicos, de las artes, de cine, de teatro, literario,
alternativo, entre otros. Estas caracteristicas permiten definir a
determinadas áreas geográficas y darle impulso asociado a la industria
del turismo y a sus actividades terciarias acompañantes, como la
gastronomía, los deportes locales y los componentes folclóricos. En este
sentido, ocupa un lugar particular el carnaval; si
bien el sentido religioso pagano de esta festividad ha desaparecido por
completo, su celebración constituye uno de los eventos con mayor
convocatoria en las más variadas regiones del mundo.
Vale señalar
que otro de los tantos eventos que hay (y que suelen ser los más
celebrados y vistos por el género masculino) son los eventos deportivos o competiciones,
entre los que se pueden incluir los torneos de fútbol, de hockey, de
tenis, de baloncesto, de voleibol y de distintas disciplinas de motor.
Sobresalen en particular aquellas celebraciones de carácter continental o
incluso planetario, como ocurre con el Mundial de Fútbol de la FIFA,
considerado el evento con mayor cantidad de espectadores locales y por
medios de comunicación masiva, como la televisión o Internet. Este
certamen, que se celebra cada cuatro años, atrae en cada ocasión a miles
de millones de individuos interesados en el desempeño de los distintos
seleccionados nacionales masculinos de fútbol.
Y finalmente, entre los eventos más salientes, se encuentra las convenciones,
que se definen como la reunión de especialistas o fanáticos de un tema
determinado que fijan un punto y una fecha de encuentro para
intercambiar ideas, análisis, opiniones, materiales sobre el tópico en
cuestión. Un ejemplo pueden ser las convenciones de fans de un grupo musical o de una serie cinematográfica o animada. Han resultado pioneros en este sentido los seguidores de la saga Star Trek (conocida en el mundo hispanoparlante como Viaje a las Estrellas); estos fans, autodenominados trekkers,
efectúan convenciones locales o internacionales desde hace décadas. En
el mismo capítulo pueden incluirse los congresos médicos, en los cuales
especialistas en distintos ámbitos de las ciencias de la salud se reúnen
para el debate y la p de nuevas presentacion de ideas o tratamientos,
con metas de alcance nacional o, en muchas ocasiones, continental e
incluso a escala planetaria. Este modelo ha sido tomado por otras
profesiones ajenas a la sanidad, que efectúa también eventos de esta magnitud, denominados en ocasiones con anglicismos que se han hecho populares (workshops, meetings)
pero que no restan importancia a la calidad de estas convenciones de
fuerte repercusión en la práctica de los distintos asistentes.
El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado,
misión original, su desarrollo) - sincrónico (misión actual, estilo
gerencia, la estructura, su tecnología y el clima organizacional).
Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con días feriados y/o
festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse,
tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados
especiales.
Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio físico),
teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de
sonido, proximidad, etc.
Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva
de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el programa.
el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados
especiales, participantes, ponentes y acompañantes. (Se estimará tomando
en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como
de recursos financieros).
el Presupuesto (estimación de costos y gastos que genere la realización
del evento, más un 10% de gastos imprevistos).
a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el
mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programación que el
comité organizador preparó como evento.