Organización de evento:

Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención,
entre otros, y que, ya sea por las personas que acudirán a la misma o
por el valor y la carga emotiva que un individuo le ponga a una de estas
(por ejemplo, el casamiento de una amiga), ostentan un carácter de acontecimiento a
importantísimo e imperdible al cual se debe asistir, si estamos ante el
segundo caso o en el caso de, por ejemplo, una ceremonia de entregas de
premios, como pueden ser los Oscars de la Academia Americana, por lo
menos, seguir el evento por televisión.

Entonces,
dentro de lo que es un evento nos encontramos con aquellos que se
desarrollan en una ocasión especial y que tienen un significado de
ritual, ceremonias. Entre estos episodios se encuentran las ceremonias religiosas, como un bautismo, un funeral o una boda,, así como eventos de otra índole y alto impacto en el grupo familiar, como puede resultar un nacimiento o una graduación escolar o universitaria, entre otros.

También dentro de la larga lista de los eventos están las fiestas,
que son ritos sociales en los cuales se festeja un acontecimiento
importante, como ser un cumpleaños o un aniversario, a título personal, o
un evento de magnitud social como ocurre con las celebraciones patrias
en cada naciones o con las fiestas patronales, en especial en ciudades
pequeñas o poblados reducidos.

Luego, nos encontramos con los festivales ,
que son acontecimientos o celebraciones que cuentan con la organización
de la comunidad o municipio de un lugar determinado y pueden ser de
música, étnicos, de las artes, de cine, de teatro, literario,
alternativo, entre otros. Estas caracteristicas permiten definir a
determinadas áreas geográficas y darle impulso asociado a la industria
del turismo y a sus actividades terciarias acompañantes, como la
gastronomía, los deportes locales y los componentes folclóricos. En este
sentido, ocupa un lugar particular el carnaval; si
bien el sentido religioso pagano de esta festividad ha desaparecido por
completo, su celebración constituye uno de los eventos con mayor
convocatoria en las más variadas regiones del mundo.

Vale señalar
que otro de los tantos eventos que hay (y que suelen ser los más
celebrados y vistos por el género masculino) son los eventos deportivos o competiciones,
entre los que se pueden incluir los torneos de fútbol, de hockey, de
tenis, de baloncesto, de voleibol y de distintas disciplinas de motor.
Sobresalen en particular aquellas celebraciones de carácter continental o
incluso planetario, como ocurre con el Mundial de Fútbol de la FIFA,
considerado el evento con mayor cantidad de espectadores locales y por
medios de comunicación masiva, como la televisión o Internet. Este
certamen, que se celebra cada cuatro años, atrae en cada ocasión a miles
de millones de individuos interesados en el desempeño de los distintos
seleccionados nacionales masculinos de fútbol.

Y finalmente, entre los eventos más salientes, se encuentra las convenciones,
que se definen como la reunión de especialistas o fanáticos de un tema
determinado que fijan un punto y una fecha de encuentro para
intercambiar ideas, análisis, opiniones, materiales sobre el tópico en
cuestión. Un ejemplo pueden ser las convenciones de fans de un grupo musical o de una serie cinematográfica o animada. Han resultado pioneros en este sentido los seguidores de la saga Star Trek (conocida en el mundo hispanoparlante como Viaje a las Estrellas); estos fans, autodenominados trekkers,
efectúan convenciones locales o internacionales desde hace décadas. En
el mismo capítulo pueden incluirse los congresos médicos, en los cuales
especialistas en distintos ámbitos de las ciencias de la salud se reúnen
para el debate y la p de nuevas presentacion  de ideas o tratamientos,
con metas de alcance nacional o, en muchas ocasiones, continental e
incluso a escala planetaria. Este modelo ha sido tomado por otras
profesiones ajenas a la sanidad, que efectúa también eventos de esta magnitud, denominados en ocasiones con anglicismos que se han hecho populares (workshops, meetings)
pero que no restan importancia a la calidad de estas convenciones de
fuerte repercusión en la práctica de los distintos asistentes.


PRE-EVENTO
Definición Del Programa
Información Al Personal Del Lugar
Cuenta Maestra
Ultimar Detalles, Cambios Y Ajustes
Investigación
Planificación
Organización

1.- Se debe efectuar un briefing con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas.
2.-
El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado,
misión original, su desarrollo) - sincrónico (misión actual, estilo
gerencia, la estructura, su tecnología y el clima organizacional).
3.-
Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con días feriados y/o
festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse,
tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados
especiales.
4.-
Seleccionar el(los)  lugar(es) de realización (espacio físico),
teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de
sonido, proximidad, etc.
5.-Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes
6.- Definir:
§Los
Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva
de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el programa.
§Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo.
7- Nombrar al Comité Organizador
§Coordinador General: es el responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes de evento.
§Las Comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente.
8.-Fijar sede provisional del comité organizador.
9.-Seleccionar el temario, temas o puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar.
10.-Determinar
el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados
especiales, participantes, ponentes y acompañantes. (Se estimará tomando
en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como
de recursos financieros).
11.- Elaborar el Cronograma General de Actividades y el Programa para Damas y Acompañantes.
12.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos (Inventario Hipotético de Recursos).
13.-Elaborar
el Presupuesto (estimación de costos y gastos que genere la realización
del evento, más un 10% de gastos imprevistos).


EVENTO
Recibimiento y registro
Montaje de salones y mesas
Atención a participantes
Manejo de personas vip
Atención a acompañantes
Control y supervisión
Reunión diaria con empleados
Desarrollo y Dirección

Es donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento.

Va
a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el
mismo, en el  lugar y hora estimada guiadas por la programación que el
comité organizador preparó como  evento.

POST-EVENTO
Revisión cuentas y facturación
Despacho de material
Cartas de agradecimiento
Evaluación

Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
Se cancelan los pagos pendientes.
Se reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento.
Se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la realización del evento.
Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo planificado se cumplió o no.
Se recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta).